Continuando con nuestro artículo sobre la oficina virtual que podemos poner en casa, veremos las herramientas básicas que necesitamos para comenzar a funcionar. Los dos componentes esenciales en un lugar de trabajo virtual son por supuesto el ordenador y una conexión a Internet. Si ya tienes alguna experiencia en trabajar desde casa, sabrás que sin estas dos cosas, poco se puede hacer. Estos dos componentes crean el centro de comandos para tu trabajo: Es donde puedes enviar y recibir datos y mantenerte en contacto con otros colaboradores o personas con las que necesites realizar operaciones. Si el propio trabajo que realizas requiere un ordenador e Internet, como por ejemplo programador, administrador de redes o afiliaciones en Internet, es esencial tener todos los programas necesario para hacer lo máximo posible la eficiencia de tu trabajo. Si trabajas para una compañía, son ellos los que proporcionan el ordenador, y puede que ni siquiera tengas que pagar la conexión a Internet. Si trabajas por tu cuenta, tendrás que costeártelo tú, aunque dependiendo de donde vivas, podrías desgravar a la hora de hacer la declaración de la renta.
Mientras que un ordenador e Internet crear el centro de control para tu oficina virtual en casa, tener como tercer componente principal un teléfono es esencial, y se es móvil mucho mejor. Incluso después de décadas de innovación, el teléfono es todavía una de las maneras más comunes de teletrabajar desde casa y estar en contracto con todo tu entorno laboral. Mucha gente ya utiliza teléfonos virtuales en su propio ordenador, aunque poder tener uno siempre contigo es siempre más útil para atender cualquier cosa en cualquier lugar. Una de las posibilidades que nos dan los modernos teléfonos, es una excelente calidad de sonido al realizar conferencias con varias personas. Esta conferencias son ya una importante parte de cualquier trabajo, y si lo tienes que hacer desde casa, es mejor tener un dispositivo móvil que nos de un buen servicio.
Por supuesto, si lo que se necesita es hacer video conferencias, nuestro ordenador nos ayudará en esto. Par ello, es importante tener una buena conexión a Internet con un ancho de banda aceptable. De otro modo, la experiencia puede que no sea demasiado buena. Par poder hacer estas video conferencias, nuestro ordenador debe tener una Webcam. Comprarla e integrarla en el sistema es fácil y barato, aunque en muchos ordenadores portátiles de hoy en día, ya se incluye una Webcam integrada en el sistema. Otro interesante punto es tener un software que te permita compartir la pantalla con otros usuarios y así mostrarles una presentación o demostrarles como funciona algo. En algunos casos, puede que quieras que otros colaboradores interactúen como tu pantalla remotamente (o viceversa) y así realizar trabajos conjuntos desde ordenadores en distintos lugares.
A partir de aquí, las herramientas que uses dependerán del trabajo que hagas y las normas que tenga tu empresa. Si trabajas por tu cuenta, las normas las impondrás tu y lo que utilices será criterio tuyo y de nadie más. Tenemos varios artículos en esta misma Web hablando de las herramientas necesarias cuando se trabaja con marketing desde casa, aunque tiene que ser uno mismo quien decida los que más se adapta a su trabajo y lo cómodo que se sienta. Una herramientas que todo el mundo utiliza sin excepción, es el correo electrónico o email. Es posiblemente el principal medio de contacto cuando no estás utilizando el teléfono, y en muchos casos, el primer medio de contacto. Hoy en día ya se utilizan mucho programas de Chat para tener a los empleados comunicándose en tiempo real, lo cual permite hacer casi lo mismo que en una conversación telefónica y de una forma más barata.
En tu lugar de trabajo virtual, al igual que en cualquier oficina, lo que quieres es hacer el mejor trabajo para mantener la productividad alta. Esto es esencial para que todo vaya bien como se espera. Tener control absoluto de tu lugar de trabajo virtual es esencial para evitar problemas. Como se ha dicho antes, seleccionar el espacio donde vamos a estar esas horas del día, es una de las primeras decisiones más importantes. Si eres de las personas que se desconectan y aíslan fácilmente del mundo que te rodea, cualquier sitio será bueno si te siente cómodo en el. Si eres de los que se distraen con cualquier cosa, elegir el sitio puede llevar más trabajo, y se debe encontrar un sitio donde agentes externos no nos interrumpan constantemente. Lo cierto es que numerosos estudios realizados en los últimos años han mostrado que la productividad es mayor cuando se trabaja desde casa, en lugar de hacerlo en una oficina. Esto se achaca a que trabajar en un ambiente más familiar y cómodo aumenta la productividad, aunque también se ha visto que el trabajador trabaja más horas cuando está en casa.