Vamos a hacer una suposición. Estas viviendo en Madrid y te contrata una compañía que está en Nueva York para que te encargues de su sector de ventas en España, pero lo ciertos es que estás en los años ochenta. ¿Cómo estarías en contacto con la oficina de nueva York? Probablemente tendrías que usar el teléfono para dar contactar y dar novedades cada dos o tres días, y también tendrías que escribir correos y enviar faxes para los documentos. Alejarse demasiado del puerto de trabajo sería también complicado porque toda la información estaría en papel sobre grandes estanterías, y perder llamadas telefónicas podría suponer un problema. Suponiendo que ya tuvieras uno de los ordenadores de la época, no sería de mucha ayuda dado su tamaño y volumen. Aparte de esto, no es demasiado portable para llevar con uno mismo. Ahora veamos lo mismo desde una perspectiva actual. Te ofrecen el mismo trabajo pero ahora mismo. ¿Cómo estarías en contacto con esta compañía que está al otro lado del océano.
En este caso probablemente usarías el correo electrónico, y además los usarías muchas veces al día. También accederías a la red corporativo en Nueva York al empezar a trabajar pudiendo descargar y subir archivos al instante. También tendríamos disponible programas de Chat o para poder realizar conversaciones a tiempo real entre colaboradores y compañeros de trabajo en Nueva York. Moverse del puesto de trabajo sería algo muy sencillo: solo tendríamos que coger nuestro ordenador portátil y teléfono móvil, irnos a tomar un café a un área con wifi disponible y conectarnos con la ofician en Nueva York mientras almorzamos. Todos estos escenarios demuestran como los avances tecnológicos han hecho que trabajar remotamente se más fácil, rápido y barato. Esto es nos viene increíblemente bien a los que trabajamos desde casa, ya sea mediante marketing, afiliaciones o por medio de una empresa. Hoy en día, el término más común para esta actividad es el teletrabajo. Como un teletrabajador, te puedes montar una oficina virtual productiva desde tu casa y realizar el mismo trabajo como si estuvieras en una sala de la compañía. De hecho, esto te da la opción de elegir el lugar del mundo que prefieras para trabajar. También expansionar las posibilidades de trabajar en cualquier parte si tener que movernos.
Las oficinas virtuales no son solamente para el beneficio del empleado. Las compañías pueden recortar gastos al no tener que abastecer de un espacio totalmente equipado en la oficina, y pueden encontrar y contratar gente cualificada que no quiere desplazarse en cualquier parte del mundo. Algunos otros beneficios corporativos incluyen aumentar la productividad y mantener una ciudad más limpia al quitar coches, que de otra manera tendrían que ir y venir a la oficina todos los días. La tecnología para poner en marcha nuestra oficina virtual ya está preparada, pero ¿lo estás tu? Hay varias herramientas que podemos usar si vamos a poner una oficina virtual y algunos buenos consejos para adaptar y mantener una buena productividad.
Lo primero es elegir el espacio donde vamos a desarrollar el trabajo. Esto parece lo más sencillo, y de hecho puedes trabajar desde una cafetería, en el jardín de tu casa o incluso en la cama si quieres. Lo que tienes que hacer es elegir un sitio donde estés cómodo y libre de distracciones a lo largo del día, lo cual se traducirá en una mayor productividad satisfacción personal. Digamos que ya has elegido el lugar donde vas a empezar a desarrollar el trabajo que vas a hacer. Es momento de poner en orden las herramientas que vas a necesitar.